📂 자료 준비할 땐 무조건 이 순서! 👉 자료 요청받았을 때 당황하지 않는 실무 대응법✨

 

“김대리, 지난 분기 비교 자료 좀 부탁해요”
“이 보고서에 들어갈 데이터 정리 좀 해줄 수 있어요?”

이렇게 갑작스러운 자료 요청 받으면,
'뭘 어떻게 시작하지?' 순간 당황하신 적 있으시죠?

 

 

그럴 때마다 ‘기획부터 정리까지’ 다 새로 하다 보면
시간만 오래 걸리고, 정작 원하는 자료는 못 줄 수도 있어요. 😅

 

 

오늘은!
📌 자료 요청을 받았을 때, 실무자가 꼭 지켜야 할 정리 순서를 알려드릴게요.

이 순서대로만 하면 누구든 깔끔하게 자료 준비가 가능합니다.

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✅ Step 1. 요청 목적을 먼저 파악하라!

 

자료 준비의 시작은 ‘파일 열기’가 아니라,
“이 자료를 왜 필요한가요?”를 묻는 것부터예요.

질문  예시	목적
어디에 쓰실 자료인가요?	보고용? 공유용? 결재용?
누가 보실 예정인가요?	상사/임원/외부고객 등
어떤 포맷으로 원하시나요?	PPT/엑셀/한글 등

 

👉 같은 데이터라도 목적에 따라 완전히 다른 형태로 만들어야 해요!

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✅ Step 2. 필요한 항목과 범위를 확정하라

 

자료 요청이 애매한 경우가 많죠.
예: “매출 정리 좀 해줘요” → 어디부터 어디까지? 어떤 제품?

 

그래서 먼저 ‘정리 항목’과 ‘범위’를 꼭 확인하세요.

구체화	질문 예시
기간은 언제부터 언제까지인가요?	최근 6개월? 올해 전체?
필요한 항목은 어떤 건가요?	제품명, 금액, 거래처명 등
비교 대상이 필요한가요?	전년 동기/목표 대비 등

 

📌 이 확인만 해도 절반은 끝났습니다!
요구사항만 명확히 알면 자료 만들기도 훨씬 쉬워져요.

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✅ Step 3. 데이터 원본을 먼저 확보하라

 

본격적으로 정리하기 전에
가장 먼저 할 일은 ‘신뢰할 수 있는 원본 찾기’입니다.

자료 형태	추천 원본 위치
매출/수주	ERP, 회계시스템, 담당자 DB
조직/인사	HR팀, 그룹웨어, 인사 시스템
설문/피드백	Google Form, 이메일 수신함 등

 

💡팁!
여러 출처를 통합해야 할 경우,
항상 출처 별로 탭을 나누고 정리 메모를 남겨두세요.

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✅ Step 4. 요약 → 시각화 → 설명 순서로 정리하라

 

자료 정리는

1. 요약 → 2) 시각화 → 3) 설명
   이 순서대로 해야 빠르고 보기 좋은 문서가 완성됩니다.

단계	설명
요약	핵심 수치, 변화율, 트렌드 등 숫자 위주
시각화	그래프, 도표, 조건부 서식 활용
설명	숫자의 의미나 원인, 다음 액션 등 간략하게 첨부

 

📌 보고용 자료는 '말 없이도 이해되는 구조'가 최고예요.

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✅ Step 5. 파일명, 버전, 공유 방식까지 정리하라

 

자료가 완성됐다면, 마지막 단계도 중요합니다!

 

 

✔️ 파일명 규칙 예시

240626_매출자료_상반기_최종_v1.xlsx

 

 

✔️ 공유 방식

• 사내 공유 드라이브 링크
• 이메일 본문에 요약 내용 포함
• 전달 후 “이 자료로 충분한지 확인 부탁드립니다” 한 줄 메시지

👉 전달 후 바로 닫지 말고, 피드백 창구 열어두는 태도까지 보여주면 신뢰도 업!

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✨ 자료 요청 대응, 이제는 당황 NO! 흐름만 기억하세요

자료 요청을 받으면 이렇게만 기억하세요👇

1. 목적 파악 → 2. 범위 확인 → 3. 원본 확보 →
4. 요약/정리/시각화 → 5. 파일명/공유

 

 

이 흐름을 익혀두면
자료 요청이 들어올 때마다 당황하지 않고,
📂 오히려 신뢰를 얻는 기회가 될 수 있어요!

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